انتقل إلى المحتوى
تُنجز العديد من المعاملات الرسمية والمصرفية عبر الإنترنت اليوم دون الحاجة إلى جمع المراسلات الورقية. ومع ذلك، لا تزال هناك بعض الوثائق التي نحتاج إلى الاحتفاظ بها في المنزل. كيف يُمكنني تنظيم الفواتير والتقارير المدرسية والعقود ليسهل العثور عليها؟ إليك بعض الأفكار المقترحة.
يُعدّ تنظيم المستندات أمرًا مفيدًا دائمًا. ينبغي أن يكون التنظيم بحيث يسهل الوصول إلى المستند عند الحاجة. خاصةً إذا كان هناك أطفال في العائلة، فمن المهم إيجاد مكان مناسب لحفظ المستندات المهمة. يمكن وضع بعضها في صناديق مزخرفة بعيدًا عن متناول الأطفال، بينما يمكن وضع البعض الآخر على رف في ملفات أو أدراج مُصنّفة بعناية.
تخزين المستندات في المنزل - لنبدأ بالفصل بين الوثائق
تزخر كل دارٍ بكمٍّ هائلٍ من الوثائق، منها ما يتعلق بالمؤهلات التعليمية، والشهادات، والمعاملات المصرفية، والاستثمارات، ووثائق القروض، والسجلات الطبية، والإيصالات، وحتى أوراق الضمان التي نحصل عليها عند شراء الأجهزة المنزلية. يؤدي غياب التنظيم الجيد لهذه الوثائق إلى احتمالية تفويت سداد أقساط التأمين في موعدها، أو البحث لساعاتٍ طويلةٍ عن بطاقة ضمان غسالة الأطباق المعطلة!
لذلك، يجدر البدء بعملية تنظيم الأوراق مع الفصل الدقيق.
لنُحاول إنشاء بعض فئات المستندات، ثم نضعها في مجلدات أو صناديق أو ملفات منفصلة حتى لا تختلط مع غيرها. يُسهّل الترتيب الأبجدي أو حسب نوع المستند - مثل الفواتير، والضمانات، والوثائق - أو حسب نوع الفئة - مثل مستندات الملكية، والمستندات المصرفية، والمستندات الطبية، ومستندات المدرسة للأطفال، إلخ - العثور عليها بسهولة. طريقة أخرى رائعة للترتيب هي حسب كل فرد من أفراد الأسرة - الأم، الأب، الطفل الأول، الطفل الثاني - ثم تصنيفها حسب نوع المستند. قبل البدء بتنظيم المستندات، دعونا نتحقق من تاريخ إصدارها. قد يُطلب الاحتفاظ ببعضها لمدة تتراوح بين سنتين وخمس سنوات، بينما يُطلب الاحتفاظ ببعضها الآخر لبضعة أشهر فقط.
لنختر منظمات تساعد في ترتيب الأوراق. الصناديق المزخرفة، وحوامل الصحف المعدنية، والمجلدات الورقية ليست سوى بعض الأفكار لتخزين المستندات في المنزل. وبحسب نوع الأوراق وحجمها، يمكننا أيضاً اختيار سلال واسعة، أو منظمات خاصة، أو صناديق واسعة في الخزائن.
للحفاظ على تنظيم جيد للمستندات، لسنا بحاجة إلى غرفة أو خزائن منفصلة. يمكن استخدام أي مساحة متاحة تقريبًا لتخزينها. كل ما عليك فعله هو التأكد من عدم ضياعها داخل المنزل وحفظها بأمان لفترة طويلة.
توفر قطع الأثاث المصممة خصيصًا مساحة واسعة لعرض مقتنياتك. يتيح لنا نظام "كرييتف" تعديلها وفقًا لاحتياجاتنا، باختيار أرفف أو أدراج مفتوحة أو مغلقة. يمكنك اختيار تصميم خزانتك كما تشاء. من جهة أخرى، يمكننا استخدام أرفف وخزائن مجموعة "ستيج" بسهولة. فهي تتيح فصلًا مريحًا للأغراض الصغيرة والكبيرة، مثل أوراق الرسم البياني الملفوفة لمشاريعك.
عند اختيار الصناديق والحاويات التقليدية، يُنصح باختيار تلك المزودة بمقابض لتسهيل سحب المستندات وحملها. تُعدّ صناديق التخزين القابلة للطي حلاً مثالياً، فهي لا تشغل مساحة كبيرة عند عدم استخدامها. كما يُمكن استخدام صندوق خفيف مصنوع من اللباد الأنيق، متوفر بحجمين عمليين، كمنظم فعّال.
كيفية تخزين المستندات المستخدمة بكثرة؟ أفكار ذكية
احرص دائمًا على أن تكون المستندات الأكثر أهمية في متناول يدك. وبغض النظر عن مكان تخزينها، يمكننا استخدام مكتب مزود بخزانة متحركة ، أو خزانة مكعبة ، أو طاولة ذكية ذات مساحة تخزين واسعة أسفل سطح مرتفع .
بفضل هذا، يمكننا وضع أحدث الأوراق في مكان محدد، ثم تخزينها في مجلدات أو صناديق محددة عندما لا تعود هناك حاجة إليها بشكل منتظم.
للحفاظ على تنظيم مستنداتك، من المهم اتباع بعض القواعد المهمة.
أولاً، حاول ألا تحتفظ بها لفترة أطول من اللازم. سيساعد ذلك في تجنب الفوضى غير الضرورية وفقدان أي وثيقة مهمة. من المفيد أيضاً الاعتناء بهذه الوثائق المهمة بانتظام عن طريق تخزينها في خزائن مناسبة والاطلاع عليها دورياً، مثلاً مرة في الأسبوع أثناء التنظيف المنزلي.
بعض الحلول اليومية التي تضمن الراحة
غالباً ما توجد بين الوثائق المنزلية بعض الأوراق الصغيرة التي يسهل فقدانها. إذا لم نرغب في إخفائها في صناديق أو البحث عن مكان آخر لتخزينها، فيمكننا دائماً وضعها على ألواح الحائط.
ثبّتها مغناطيسيًا على هذه الأغطية المعدنية لتكون دائمًا في متناول يدك ونظرك. يمكنك أيضًا استخدام أثاث المكتب المنزلي أو ركن العمل لتنظيم المستندات. تأتي مستندات مجموعة "المستخدمون الشباب" مزودة بأغطية معدنية يسهل لصق الملاحظات الضرورية عليها. كما يمكنك استغلال المساحة المتوفرة في أدراج مكتب الدراسة/العمل. ولمنع سقوط الأوراق والأشياء الصغيرة الأخرى، ضع في اعتبارك وضع منظم من اللباد داخلها.
يمكننا تركيب ألواح جدارية عملية فوق المكتب واختيار الملحقات المناسبة لها. ستساعدك لوحة الفتحات المزودة بوحدات تخزين ورفوف وجيوب للأغراض الصغيرة على تنظيم المساحة.
توفر ألواح Soform المنجدة مساحة عملية بنفس القدر، والتي يمكننا استخدامها بسهولة للصق المستندات المهمة بدبابيس التثبيت.
تتعدد أفكار تخزين المستندات في المنزل بشكل كبير. إذا كانت المساحة في الخزائن والأدراج مشغولة بالفعل، ففكر في وضع المجلدات أو الملفات على سطح الطاولة.
نظام أثاث عصري - للتنظيم والراحة. من المفيد الاهتمام بتنظيم المستندات المنزلية بشكل شامل. فبالإضافة إلى شراء المجلدات أو الملفات المناسبة، يمكننا أيضًا تصميم نظام أثاث لتخزين كميات كبيرة من المستندات. إن الترتيب المناسب للأرفف لا يُسهّل فقط استيعاب جميع الفواتير والشهادات ووثائق التأمين، بل يُخفي أيضًا كل ما يجب إخفاؤه عن أعين الضيوف. يتيح لنا نظام "كرييتف" تصميم أثاثنا الخاص. فمكتبة واسعة من المواد المتاحة تجعل خزانة الأدراج أو خزانة الملابس الجديدة تتناغم جماليًا مع بقية الغرفة.
لكن لكل منا احتياجات مختلفة قليلاً. ففي بعض المنازل، يكون عدد المستندات المخزنة كبيراً لدرجة أنك تشعر بالحاجة إلى شراء المزيد من حلول التخزين حتى بعد شراء خزانة كتب. في مثل هذه الحالة، تُعد خزائن Young User الخيار الأمثل، إذ يمكن دمجها وتنسيقها لتناسب احتياجاتك.
كم من الوقت يجب أن أحتفظ بوثائقي؟
يجب الاحتفاظ بعقود الإيجار والفواتير والمستندات المصرفية وغيرها من الوثائق الرسمية للمدة القانونية المطلوبة. وتزداد أهمية أرشفة الوثائق بشكل مناسب عند إدارة أعمالنا الخاصة، وعندما نحتفظ بجميع الوثائق اللازمة في منازلنا. ووفقًا لقوانين دولة الإمارات العربية المتحدة، يجب الاحتفاظ بالعديد من الوثائق، مثل وثائق التأشيرة وعقود العمل وعقود الإيجار والتراخيص التجارية، لمدة تتراوح بين سنة وخمس سنوات على الأقل، وذلك حسب طبيعة الوثيقة. أما عقود صيانة أو إصلاح الأجهزة والمعدات الإلكترونية، فيجب الاحتفاظ بها حتى انتهاء فترة الضمان، والتي قد تمتد لستة أشهر أو سنتين.
من بين الوثائق المنزلية، توجد أيضاً وثائق يجب حفظها لمدة تصل إلى عشر سنوات، وهي عبارة عن خطابات وإقرارات قد تطلبها مؤسسة التأمين على الممتلكات. أما الوثائق الأخرى، مثل شهادات التخرج الجامعية ووثائق الملكية، فتبقى معنا طوال حياتنا.
يجب تأمين المستندات المهمة والسرية بشكل جيد. في هذه الحالة، تُعد الخزائن الصغيرة أو الدواليب المزودة بمفتاح مناسبة. كما أن نسخ المستندات المهمة وتخزينها بشكل منفصل عن المستندات الأصلية يُجنّبنا الكثير من المتاعب في حال فقدان أحدها. كذلك، يُمكن أن يُشكّل الاحتفاظ بنسخة إلكترونية منها وتخزينها على قرص حاسوب أو في سحابة تخزين خطة احتياطية ممتازة.
